Deep dive in eventcommunicatie voor KRL

Voor het grootschalige event rond de opwaardering van de kanaalzone Roeselare-Leie op 30 september lieten we niets aan het toeval over. Het evenement was immers niet zomaar een casual feestje; de dag stond volledig in het teken van de ondertekening van het Charter dat werd opgesteld voor de opwaardering van de gehele kanaalzone. Een uitzonderlijk verhaal waarin een tiental partners (waaronder De Vlaamse Waterweg nv, Provincie West-Vlaanderen, VOKA West-Vlaanderen, de POM, DVV Midwest en de vijf kanaalgemeenten) zich verenigen voor een betere kanaalzone!

Van partnerships tot prangende vragen

Het evenement werd ingedeeld in drie onderdelen, met verschillende doelgroepen. Van de pers tot een ware “boatload” stakeholders. Gezien De Vlaamse Waterweg nv co-voorzitter is en het geheel kadert in Seine Schelde Vlaanderen, waarvoor we sinds jaar en dag op kop varen als rake communicatiepartner, zorgden we zowel voor communicatieve als praktische ondersteuning. Hoe zou het event inhoudelijk worden ingevuld? Wat willen we vertellen op welk moment? Welke signalisatie zou er ter plaatse te vinden zijn? Geen vraag was te klein en geen antwoord werd over het hoofd gezien.

Alles kan(aal), alles mag!

Ook over de inkleding van de ruimte moest worden nagedacht. We opteerden voor infopanelen die het rijke verhaal van de Charter visualiseren, net als de vijf krachtlijnen waarop het charter gebaseerd is. Een grote wand bedrukt met de kaart van het volledige kanaal Roeselare-Leie toonde alle elementen van de opwaardering in een oogopslag en verschillende video’s brachten het geheel nóg toegankelijker in beeld: videotestimonials, een animatie met de kerncijfers, een video die (de meerwaarde van) het project kadert …

Maar evenzeer een folder en plooikaart die in de eigen thuishaven op een rustig moment kunnen worden herlezen (inclusief matchende opbergdoos om de verschillende naslagwerken samen te brengen). Terugblikken kon tevens met het knappe fotoboek dat we opmaakten over het verhaal van het kanaal: van verleden over heden naar de toekomst. Naar goede gewoonte maakten we achteraf ook een aftermovie van het event. Je hoort het al: we leverden een vracht aan diensten voor dit event, en de bestemming werd meer dan succesvol bereikt!