Event­communicatie in stroom­versnelling voor Open Bedrijvendag

Vier locaties, véél bezoekers

Op zondag 2 oktober kon je onze klant De Vlaamse Waterweg nv bezoeken tijdens Open Bedrijvendag. De Vlaamse Waterweg nv wilde groots uitpakken en stelde daarom niet één maar vier bedrijfslocaties open voor het publiek: Hasselt, Mol, Zemst en Sint-Baafs-Vijve. Wij gingen vanuit onze expertise als hun vaste communicatiepartner meteen aan de slag om een totaalbeleving te creëren.

Van voorbereiding tot aftermovie

Tijdens een eerste meeting met de klant noteerden we zijn wensen: wat wilde de klant bereiken met het event, welke info moesten bezoekers zeker onthouden, welke uitstraling wilden ze creëren? Zo vormden we een eerste idee over de daginvulling op de vier sites. Vervolgens leerden we via de daaropvolgende plaatsbezoeken de vier locaties beter kennen dan onze spreekwoordelijke broekzak. Met de input van de meeting en de plaatsbezoeken  ontwikkelden we een gestructureerd draaiboek, dat zowel de voorbereiding op als het event zelf op de verschillende locaties in goede banen leidde.

We ontwierpen bewegwijzering voor de wandelroutes en toiletten, infoborden op elke locatie (van research tot layout én plaatsing), maar zorgden eveneens voor toffe extra’s zoals foodtrucks, springkastelen, de mogelijkheid om een kraan te besturen, photowalls die de bezoekers uitnodigden hun foto te delen met #OpBezoekBijDVW, een unieke spelconsole in het thema van de binnenvaart (intern verwezenlijkt van design tot programmatie!)… en nog veel meer.

Concept en communicatie op maat

Onze specialiteit? Dat is en blijft communicatie op maat van de bezoeker. En daarmee bedoelen we iedere bezoeker, zelfs de allerkleinsten! We zorgden dan ook ter plaatse voor een spel op maat van twee leeftijdsgroepen: de jongste bezoekertjes (tot 10 jaar) gingen op stickerspeurtocht en de oudere kinderen (ouder dan 10) kregen een vragenbundel vol boeiende weetjes voorgeschoteld, allemaal in het thema van de Vlaamse binnenvaart. Infotainment ten top! Bovendien kregen beide groepen achteraf een smakelijke verrassing én een gadget.